Case-Amsterdam.nl

Vergaderen is een belangrijk onderdeel van het bedrijfs- en verenigingsleven volgens Koetshuissloten.nl. Niemand is er echt dol op, maar het is een noodzakelijk kwaad, dat men met enkele tips toch aangenaam en efficiënt kan maken. Zorg ervoor dat je een inspirerende vergaderlocatie tot je beschikking hebt. Een bijzondere vergaderlocatie in Amsterdam bijvoorbeeld, in een weiland. Het Koetshuis in sloten is hier perfect voor. Centraal gelegen vlak bij Amsterdam en toch totale rust. Dit met natuur omringde gebied zorgt zeker voor een hoop rust bij soms stressvolle vergaderingen. Een plek zoals deze kan dus altijd helpen.

Datum prikken

Het is soms onmogelijk om iedereen die er belang bij heeft samen te krijgen voor een vergadering. Probeer belangrijke vergaderingen daarom zoveel mogelijk op voorhand te plannen en geef meerdere data mogelijkheden, zodat je zoveel mogelijk deelnemers bij elkaar krijgt.  Soms is het routine om vergaderingen altijd op een vast tijdstip te organiseren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld teamvergaderingen.

Agenda

Naast iedereen die belangrijk is aanwezig te krijgen, is het ook cruciaal dat je voor de vergadering een agenda opstelt met de te bespreken punten en dat je daarbij rekening houdt met de tijd. Schat in hoe lang een onderwerp besproken dient te worden en wat prioriteit heeft. Zet dit bovenaan de agenda, zodat als er geen tijd meer is, de minder belangrijke punten op een volgende vergadering besproken kunnen worden.

Notulen

Spreek duidelijk af wie de notulen tijdens de vergadering neemt om het verslag achteraf te schrijven. Dit is mede belangrijk om de volgende agenda te bepalen, als men verder moet vergaderen over bepaalde thema’s. Noteer altijd wie er aanwezig was en wat er besproken en/of gestemd is tijdens de vergadering. Het is handig om één iemand aan te wijzen die voor deze vergadering notuleert. Dit kan dan iedere keer gerouleerd worden zodat niet iedere keer dezelfde persoon bezig is met notuleren.

Stemmen

Moet er gestemd worden over een onderwerp, maak dan duidelijke regels over op welke wijze dit dient te gebeuren: handen opsteken, of anoniem via stembriefjes. Zorg in het laatste geval dan ook dat deze voldoende aanwezig zijn voor alle deelnemers.

Pauze

Las op tijd pauzes in tijdens het vergaderen. Dat werkt constructiever en zorgt dat deelnemers eventueel naar het toilet kunnen. Onderzoek wijst uit dat tussendoor een power nap doen ook zeer goed helpt voor de productiviteit en creativiteit. Een vergaderlocatie met banken en/of bedden zou dus ideaal zijn om productiviteit en creativiteit te stimuleren.